Jak realizować umowy w czasie epidemii koronawirusa

Ogłoszenie stanu epidemii SARS-CoV-2 wywołującego chorobę COVID-19 i wprowadzone w związku z tym liczne ograniczenia stanowią niebagatelną przeszkodę, z którą od kilkunastu już dni mierzą się przedsiębiorcy w Polsce, a od wielu tygodni – przedsiębiorcy na świecie.

Epidemia wpływa negatywnie na wszystkie gałęzie gospodarki. Ograniczenia w przemieszczaniu się osób oraz związane z tym utrudnienia w dostawach - to tylko jedne z wielu konsekwencji wprowadzonego stanu epidemii. Powstają kolejne utrudnienia w realizacji umów i pojawiają się kolejne trudne pytania: co w przypadku opóźnień? Co jeśli zabraknie materiałów lub na czas nie zostaną dostarczone komponenty? Do czego uprawniony jest wykonawca? Kto ponosi odpowiedzialność? Co w przypadku gdy spółka utraci płynność finansową? Jak zabezpieczyć interesy wykonawcy? Co w przypadku postępowań o udzielenie zamówienia publicznego? Jakie uprawnienia ma podwykonawca? Co gdy dojdzie do sporu sądowego?

Na te oraz inne pytania, związane z trudnościami, z jakimi zmagają się w ostatnim czasie przedsiębiorcy, odpowiedzą prawnicy z kancelarii JDP Drapała & Partners.

Od czego zacząć?

Niezależnie od tego, czy pyta wykonawca, zamawiający, podwykonawca czy dostawca odpowiedź prawnika chyba zawsze sprowadzać się będzie do trzech głównych kwestii: „ponownie, dokładnie przeczytaj umowę! informuj kontrahenta! dokumentuj!”.

W przypadku epidemii oraz jej skutków nie jest wcale inaczej – zasadniczo niezależnie od treści umowy (chociaż ta może obowiązek taki wprost nakładać i w wielu przypadkach tak właśnie jest oraz treści przepisów, które już w najbliższym czasie obowiązek taki mogą nałożyć) – należy więc zapoznać się z umową, informować oraz dokumentować.
  
Siła wyższa

Od wielu już dni pojęcie „siły wyższej” jest odmieniane w debacie publicznej przez wszystkie przypadki. Tłumaczy się przede wszystkim, że występującą obecnie globalną epidemię COVID-19 tak właśnie należy traktować.

Pojęcie „siły wyższej” nie zostało zdefiniowane w żadnym akcie prawnym. Za siłę wyższą uznaje się zdarzenie nadzwyczajne, zewnętrzne, któremu nie można zapobiec. Zaistniała sytuacja bez wątpienia może stanowić siłę wyższą (i w większości wypadków tak też będzie). To jednak czy jej wystąpienie ma rzeczywiście wpływ na sytuacje prawną stron danego zobowiązania, wymaga w każdym przypadku zbadania konkretnego stanu faktycznego – w tym analizy umowy oraz konkretnych okoliczności towarzyszących jej realizacji.

Wiele umów zawiera własne definicje siły wyższej. W związku z tym, w pierwszej kolejności należy sprawdzić treść badanej umowy pod kątem tego, czy zawiera ona postanowienia dotyczące siły wyższej. Jest to istotne nie tylko w kontekście umów obecnie realizowanych, ale także w zakresie umów już wprawdzie wykonanych, w których jednak jeszcze nie upłynął termin rękojmi i gwarancji. Tym samym: w każdym wypadku dokładnie przeanalizujmy treść łączących nas umów.

W przypadku umów, w których zawarta została definicja siły wyższej najczęściej uregulowany jest również obowiązek informacyjny oraz zakres obowiązków i uprawnień stron aktualizujących się w razie wystąpienia siły wyższej. Często zdarza się, że umowa przewiduje w takim wypadku możliwość zawieszenia jej realizacji, a nawet rozwiązania. Umowa może przewidywać także rozszerzenie odpowiedzialności jednej ze stron za skutki wystąpienia siły wyższej. Aby postanowienie takie było skuteczne, okoliczności za jakie strona ma ponosić odpowiedzialność powinny być jednak w umowie w sposób wyraźny określone.

Poinformuj kontrahenta

Jeśli w umowie została przewidziana definicja siły wyższej (i zgodnie z nią obecna sytuacja może zostać zakwalifikowana jako siła wyższa) oraz obowiązek powiadomienia kontrahenta o jej wystąpieniu, należy sprawdzić, w jakim terminie powinno się dokonać takiego powiadomienia oraz czy, a jeśli tak, to jakie dokumenty powinny zostać do niego dołączone.

Warto zwrócić uwagę na to, że wiele umów przewiduje także generalne obowiązki informacyjne (niepowiązane bezpośrednio z regulacją siły wyższej) – w takim przypadku rzecz jasna strony powinny realizując obowiązek informacyjny dostosować się do reguł przewidzianych w umowie odnośnie terminu oraz sposobu i zakresu przewidzianej informacji.

Choć obowiązek informacyjny będzie istotny częściej dla wykonawcy, podwykonawcy czy też dostawcy – także druga strona, w tym zamawiający powinni zweryfikować treść łączących ich umów pod tym kątem.

Nawet jeśli umowa nie nakłada na nich obowiązku powiadomienia kontrahenta – może zdarzyć się tak, że realizacja ich obowiązków będzie utrudniona lub niemożliwa z uwagi na panującą epidemię (dotyczyć to będzie w szczególności obowiązków związanych z uzgadnianiem, zatwierdzaniem czy też odbiorami, ale także z zachowaniem terminów przewidzianych na dokonywanie zgłoszeń w okresie rękojmi i gwarancji).

Nawet jeśli umowa nie zawiera postanowień dotyczących „siły wyższej” czy też generalnego obowiązku informacyjnego, warto poinformować kontrahenta o zaistniałym lub zagrażającym negatywnym wpływie okoliczności związanych z epidemią na realizację umowy. W takim przypadku należy odnieść się do definicji siły wyższej wypracowanej przez doktrynę i orzecznictwo.

Informacja kierowana do kontrahenta w związku z COVID-19 powinna obejmować wskazanie, że wystąpienie COVID-19 może mieć wpływ na realizację umowy – lub też – jeśli ma to już miejsce, że wpływa na realizację umowy. O ile jest to na obecnym etapie możliwe warto w sposób szczegółowy określić zakres takiego (chociażby potencjalnego) wpływu. Jak się wydaje będzie on w szczególności dotyczył terminu realizacji umowy (określonych w niej konkretnych obowiązków) oraz kosztów. Im bardziej szczegółowy opis tym lepiej – jeśli jest to możliwe warto wpływ taki także możliwie najpełniej udokumentować.

O tym, w jaki sposób najlepiej dokumentować wpływ oraz skutki epidemii, będzie mowa w kolejnych artykułach. Już teraz warto jednak zasygnalizować, że dokumentacja taka powinna obejmować w szczególności korespondencję z podwykonawcami oraz dostawcami, dokumenty przewozowe czy też dokumenty potwierdzające ewentualne braki kadrowe. W przyszłości dokumentacja taka będzie niezbędna do wykazania zasadności roszczeń, zarówno w toku prowadzenia negocjacji, jak również w ramach ewentualnego sporu sądowego.

Należy przy tym pamiętać, że zaistnienie „siły wyższej” nie zwalnia stron umowy z obowiązku działania przy zachowaniu należytej staranności w możliwe maksymalnym zakresie.

Propozycje zawarte w „Tarczy antykryzysowej”

Wprowadzany w ramach „Tarczy antykryzysowej” projekt specustawy regulującej m.in. kwestie związane z umowami realizowanymi w ramach reżimu zamówień publicznych ma być jeszcze dziś (tj. 30 marca 2020 roku) przedmiotem obrad Senatu.

Jedno z proponowanych postanowień (art. 15r ust. 1) przewiduje obowiązek niezwłocznego, wzajemnego informowania się przez strony umowy zawartej w ramach przepisów prawa zamówień publicznych o wpływie lub możliwości wpływu okoliczności związanych z wystąpieniem COVID-19 na wykonanie zawartej umowy.

Zgodnie z projektowanymi zmianami, do informacji o wpływie lub możliwości wpływu okoliczności związanych z COVID-19 powinny zostać dołączone dokumenty, które potwierdzają powyższe okoliczności.
Tytułem przykładu mogą to być dokumenty informujące o:
(i) nieobecności pracowników lub osób świadczących pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy, które uczestniczą lub mogłyby uczestniczyć w realizacji danego zamówienia;
(ii) wstrzymaniu dostaw produktów, komponentów lub materiałów, trudności w dostępie do sprzętu lub trudności w realizacji usług transportowych;
(iii) decyzji wydanych przez Głównego Inspektora Sanitarnego lub działającego z jego upoważnienia państwowego wojewódzkiego inspektora sanitarnego, w związku z przeciwdziałaniem COVID-19, nakładających na wykonawcę obowiązek podjęcia określonych czynności zapobiegawczych lub kontrolnych oraz
(iv) zakresie w jakim powyższe okoliczności dotyczą podwykonawcy lub dalszego podwykonawcy.

Co istotne, według art. 15r ust. 3 projektowanych zmian, strona umowy realizowanej na postawie przepisów prawa zamówień publicznych, która otrzymała informację o wpływie lub możliwości wpływu okoliczności związanych z wystąpieniem COVID-19 wraz z odpowiednimi oświadczeniami lub dokumentami, w terminie 14 dni od ich otrzymania powinna przekazać drugiej stronie swoje stanowisko wraz z uzasadnieniem.

Projektowane zmiany (art. 15r ust. 4) przewidują również, że jeśli zamawiający stwierdzi po zapoznaniu się z informacjami dostarczonymi przez wykonawcę, iż okoliczności związane z wystąpieniem COVID-19 mogą wpłynąć lub wpływają na wykonanie umowy, może w uzgodnieniu z wykonawcą dokonać zmiany umowy. Omawiany projekt odnosi się również do relacji wykonawca – podwykonawca i przewiduje postanowienia dotyczące zmiany umowy pomiędzy tymi podmiotami.

Kształt ustawy może rzecz jasna odbiegać od treści projektu ustawy uchwalonego przez Sejm 28 marca 2020 roku, który będzie przedmiotem prac Senatu – sam obowiązek informacyjny zapewne jednak pozostanie.

autorki: Maria Łabno adwokat w Zespole Postępowań Sądowych i Arbitrażowych kancelarii JDP Paulina Strąk-Kalinowska Paulina Strąk-Kalinowska prawnik w Zespole Postępowań Sądowych i Arbitrażowych kancelarii JDP